ユーグレナ様｜出張調整を1/4に短縮した導入事例

出張の航空券を手配しようとしたら、同じ便なのに5人目・6人目の予約で価格が2倍、3倍に跳ね上がっていた——ダイナミックプライシングが一般化したいま、多くの企業で起きていることです。

株式会社ユーグレナ様は、この価格高騰と、グループ会社における立替精算の負担という2つの課題を抱えていました。本記事では、共通基盤であるkintone上で動く1Approvalを導入するに至った経緯と、導入後に何が変わったのかを、IT推進部 部長の楠美裕介様に伺った内容からまとめます。

本記事は2026年9月16日に開催したウェビナー「バラバラな承認・購買・精算の『潜在的雑務』を完全排除！」での対談内容をもとに構成しています。発言は読みやすさのため整文していますが、趣旨は変えていません。

この記事の要点

• グループ会社は小規模な組織が多く、経理が全員分を事前に立て替えることが難しいため、社員が個人のクレジットカードで決済していた。
• 上長の承認が遅れると、その間に予約が取れなくなったり、会社指定のホテルや上限金額を守らない予約が発生していた。
• 親会社では別の出張管理システムを導入していたが、事前承認アプリと予約システムが分かれており運用が定着しなかった。
• 決め手は、グループ共通基盤の kintone上で動くこと。グループ会社ごとに個別導入すると費用と管理工数が大きく、経理が導入を諦めてしまう問題を回避できた。
• 導入後、複数人出張の日程・座席調整が**1時間以上から15〜20分（約1/4）**に短縮。満足度調査は10点満点中10点、グループ全社への展開に至った。
• 初期設定はマニュアルとAPIキー取得手順の画面キャプチャが整備されており、1〜2時間で完了。

導入前に何が起きていたのか？

立替精算がグループ会社の重荷になっていた

最も大きな課題は立替精算でした。

一番の課題は立替精算でした。特にグループ会社は小規模な組織が多く、経理担当が全員分のお金を事前に立て替えるのが難しいため、社員が自分のカードで決済していました。

— 株式会社ユーグレナ IT推進部 部長 楠美 裕介様

社員が個人のクレジットカードで決済し、出張が終わってから精算する。この運用では、立替から精算までの期間がそのまま社員の負担になります。価格高騰を避けるために3か月前から手配を進める社員もいましたが、そうすると立替期間はさらに長くなります。

承認の遅れが、そのままコスト増につながっていた

もうひとつが承認の遅延です。上長が多忙で承認が下りないうちに予約が取れなくなる、あるいは会社指定のホテルや上限金額を守らずに現場判断で予約してしまう、といったことが起きていました。

ここにダイナミックプライシングが重なります。

最近はダイナミックプライシングの影響が強く、同じ日の航空券でも、1人目が18,000円で取れたのに、5人目・6人目になると需要予測でシステム側が自動的に価格を上げてしまい、2倍・3倍に跳ね上がることがよくあります。

— 楠美様

つまり承認スピードは、単なる業務効率の問題ではなく直接的なコストの問題でした。承認が2〜3日止まるだけで、同じ出張の費用が数倍になり得ます。

既存の出張管理システムが定着しなかった

親会社であるユーグレナでは、すでに別の出張管理システムを導入していました。しかし運用は定着しませんでした。

検索に時間がかかることや、事前承認アプリと予約システムが別々だったため「どちらから操作すべきか分からなくなる」という課題があり、運用が定着していませんでした。

— 楠美様

システムを入れること自体が解決にならない、という典型的なケースです。申請・承認と予約が別々のシステムに分かれている限り、利用者はその都度どちらを先に操作するか判断しなければならず、結局は使われなくなります。

なぜ1Approvalを選んだのか？

決め手は、機能そのものよりも「どの基盤の上で動くか」でした。

土台として、グループ共通で「kintone」を導入していたことが大きいです。グループ会社ごとに個別のシステムを導入すると費用負担や管理工数が大きく、経理担当が導入を諦めてしまうことがよくあります。しかし、共通基盤であるkintone上で動く1Approvalであれば、契約や費用の面を親会社側でクリアできます。

— 楠美様

グループ経営における導入の壁は、機能要件よりも契約と費用の負担をどこが持つかにあります。小規模なグループ会社ほど、単独でSaaSを契約する体力がありません。共通基盤の上に載せる方式であれば、親会社側でまとめて解決できます。

加えて、申請・購買・精算の一連のプロセスが可視化され、コピー&ペーストの手間がなくなり、検索から申請までの時間が大幅に短縮できる点が評価されました。

導入後、何が変わったのか？

複数人出張の調整が1時間以上から15〜20分へ

最も効果が出たのは、出張前の調整作業でした。

複数人で出張する場合、移動時間や航空便の調整、座席の空き確認などをやり直していると、以前は1時間以上かかっていました。それが打ち合わせをしながら短時間で確定できるようになり、所要時間が1/4程度（15〜20分）に縮小しました。

— 楠美様

複数人の出張では、誰かの都合が変わるたびに便の再検索と座席の空き確認をやり直すことになります。その場で確定できるかどうかが、所要時間を決めていたわけです。

経理は確認と突合だけになった

出張後の精算業務についても、プロセスに組み込まれたことで経理側の作業が変わりました。

出張後の精算業務もプロセスに組み込まれているため、経理側は確認と突合だけで済み、かなりの工数削減になっています。

— 楠美様

1Approvalは提携するピカパカ出張DXを通じて法人一括請求となるため、社員の個人立替そのものが発生しません。領収書を集めて経費精算システムに入力し直す工程がなくなり、経理は内容の確認に集中できます。

満足度10点、グループ全社へ展開

導入後の満足度調査では10点満点中10点の評価をいただき、工数が最大83%削減されたことから、グループ全社への導入に至りました。

初期設定は1〜2時間

導入のハードルについても伺いました。

マニュアルが非常に分かりやすく作成されているため、スムーズでした。APIキーの取得手順なども画面キャプチャ付きで解説されているので、ITに詳しくない担当者でも設定できます。スムーズにいけば1時間程度、かかっても2時間ほどで設定可能です。

— 楠美様

今後への要望：承認者側をどう動かすか

課題として残っているのは、システムではなく承認者の行動でした。

承認者側の視点として「タイマー自動承認（スキップ）機能」をぜひつけてほしいですね。上長が申請を2日間放置しているなら、システム側で自動承認するか、上の役職へ自動で回すような仕組みです。申請者は早めに出しているのに、上長の放置のせいで価格が上がったり事後申請になって怒られるのはかわいそうですから。

— 楠美様

申請者がどれだけ早く動いても、承認者が止めてしまえば価格は上がります。承認の滞留そのものを仕組みで解消するというご要望であり、現在開発を検討しています。

あわせて、現在はkintoneを中心にご利用いただいていますが、Microsoft 365（Teams）連携など、より小規模なチームでも手軽に始められるマルチプラットフォーム展開にも期待をいただいています。

この事例から言えること

ユーグレナ様の事例で示されたのは、次の3点です。

1. 承認スピードはコストそのもの。 ダイナミックプライシングのもとでは、承認が2〜3日止まるだけで同じ出張の費用が数倍になり得ます。
2. システムを入れるだけでは定着しない。 申請・承認と予約が別々に存在する限り、利用者は操作の順序に迷い、運用から外れていきます。
3. グループ展開の壁は機能ではなく契約と費用。 共通基盤の上に載せる方式であれば、小規模なグループ会社でも導入を諦めずに済みます。

よくある質問（FAQ）

kintone以外の環境でも使えますか？

Microsoft 365（SharePoint／Teams）に対応しています。詳細は1Approval for Microsoft 365および1Approval for Teamsをご覧ください。

導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

ユーグレナ様では、プラグインの設置とAPIキーの設定を含めて1〜2時間で完了しています。初期設定のサポートやレクチャーも弊社より実施いたします。

立替精算は本当になくなりますか？

手配実費は提携するピカパカ出張DXからの法人一括請求に集約されるため、社員による個人立替と領収書の回収が発生しません。

承認待ちの間に価格が変わった場合はどうなりますか？

指定した許容範囲内（例：±20%など）の価格変動であれば、そのまま承認・手配を自動で実行します。差し戻しと再申請の往復が発生しません。

どのくらいの工数削減が見込めますか？

ユーグレナ様では出張前の調整作業が約1/4に短縮されました。ただし削減幅は既存の運用状況によって変わります。算出の考え方は出張1件にかかる工数は何分かで公開しているほか、コスト削減シミュレーターで自社の条件を入力して試算できます。

まとめ

株式会社ユーグレナ様は、立替精算の負担と、承認遅延によるダイナミックプライシングでの価格高騰という2つの課題を抱えていました。

グループ共通基盤であるkintone上で動く1Approvalを導入したことで、出張前の調整作業は1時間以上から15〜20分へ短縮され、経理の精算業務は確認と突合だけになりました。満足度調査は10点満点中10点、グループ全社への展開に至っています。

同じように「承認待ちの間に価格が上がる」「グループ会社ごとの導入が進まない」という課題をお持ちでしたら、1Approval for kintoneのページ、またはお問い合わせよりご相談ください。1か月間の無償PoCもご用意しています。