用語集
承認・購買・出張・経費精算の周辺は、同じ言葉が会社によって違う意味で使われることの多い領域です。 当サイトの記事で使っている定義を、22語ぶんまとめています。
承認・ワークフロー
- ワークフローシステム
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申請から承認までを電子化し、承認ルート・条件分岐・承認履歴を管理するシステム。専用型、グループウェア内蔵型、業務プラットフォーム型の3タイプに大別される。
担当するのは「申請から承認まで」で、承認が降りた後の発注・支払い・経費精算は対象外となるのが一般的です。
- 稟議 （りんぎ）
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会議を開く代わりに、起案した文書を関係者へ順に回して承認を得る日本企業特有の意思決定方式。金額や内容に応じて決裁権限者が変わる。
海外製ツールが前提とする「承認（Approval）」より要件が多く、金額分岐・合議・代理承認・組織改編への追随などが求められます。
- 購買稟議
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物品・サービスを社外から購入する際に、事前に決裁権限者の承認を得るための申請。
- プロセス管理 kintone
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kintoneに標準搭載されている承認ワークフロー機能。レコードに「ステータス」を持たせ、決められた手順で遷移させることで承認フローを実現する。
ステータス・作業者・アクションの3要素で構成されます。
- Power Automate Microsoft 365
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Microsoft 365に標準搭載されたノーコード／ローコードの業務自動化ツール。承認アクションを使って申請承認フローを構築できる。
- 代理承認
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承認者が不在の際に、他者が代わって承認を行う仕組み。代理者自身の名前で承認する「委譲」、承認者のアカウントで操作する「代行」、別の承認者へ振り直す「移管」に分かれる。
どの型を採るかで証跡の残り方が変わります。期間と範囲を区切らないと、退職者の設定が残る・代理が恒常化するといった形で統制が崩れます。
- 職務分掌 （しょくむぶんしょう）
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発注・承認・検収といった業務を別々の担当者に分け、一人に権限が集中しないようにする内部統制の考え方。
小規模な部署では同一人物が兼ねてしまい、統制上のリスクになりやすい点です。
購買・調達
- 間接材 別名: 間接材購買・MRO
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製品の原材料である直接材に対し、事務用品・消耗品・工具・備品など、製造に直接組み込まれない資材の総称。
1件あたりの金額が小さく件数が多いため、承認が形骸化しやすく、購買窓口も分散しやすい領域です。
- 勝手購買 別名: マーベリック購買
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定められた承認プロセスや契約済みの取引先を経ずに、現場の判断で行われる購買。少額であることを理由に常態化しやすい。
多くは規律の問題ではなく、承認のリードタイムが現場の許容時間を超えていることで発生します。
- PunchOut
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自社の購買管理システムから、サプライヤーのECサイトへ一時的に遷移して商品を選び、カート情報を自社システムへ戻す連携方式。
すでにERPや購買管理システムを導入している企業が、既存の承認フローを活かして外部カタログとつなぐために使われます。
- 法人一括請求
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社員個人の立替ではなく、利用実費を会社宛の請求にまとめて支払う方式。個人立替と領収書の回収が発生しなくなる。
出張・経費精算
- BTM （ビーティーエム） 別名: Business Travel Management
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出張の申請・承認から、交通・宿泊の手配、旅費規程のチェック、利用実績の集計、経費精算連携までを一元管理する仕組みやサービス。
公表される導入社数は「契約企業」「登録企業」「累計取引実績」など定義が各社で異なるため、そのまま比較できません。
- ダイナミックプライシング
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需要予測に応じて価格が変動する仕組み。航空券やホテルで一般化しており、同じ便でも予約のタイミングで価格が大きく変わる。
承認待ちの間に価格が上がると再申請が必要になるため、承認スピードがそのままコストに直結します。
- 手動再予約
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承認が降りるまでの間に候補の便や宿泊先の価格・空席が変わり、予約サイトでの検索・比較からやり直す作業。
- 立替精算
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社員が自身のカードや現金で先に支払い、後から会社へ請求して精算する運用。
立替から精算までの期間がそのまま社員の負担になります。法人一括請求に切り替えると、この工程自体がなくなります。
- 仮払い
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出張などの支出に備えて、実費が確定する前に会社が概算額を社員へ前渡しすること。
立替の解消ではなく変形であり、実費との差額精算と未精算の仮払残高の管理が残ります。
オフィス・MICE
- フレキシブルオフィス
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長期賃貸による専用オフィスとは異なり、柔軟な契約形態で利用できるオフィスの総称。シェアオフィス、コワーキングスペース、サテライトオフィスなどを含む。
- サテライトオフィス
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本社とは別に設ける小規模な拠点。近年は法人契約で全国の拠点を利用できるサービス型が主流。
主要各社は相互に提携しているため、公表拠点数には同じ拠点が重複して含まれます。数字だけでの比較はできません。
- MICE （マイス）
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Meeting（会議）、Incentive（報奨・研修旅行）、Convention（大会・学会）、Exhibition/Event（展示会・イベント）の頭文字を取った、ビジネス目的の集客交流の総称。
取引先が通常業務より格段に多くなるため、精算が煩雑になりやすい領域です。
内部統制・監査
- 内部統制
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業務の適正を確保するために組織が整備・運用する仕組み。購買領域では、職務分掌・証跡の保全・モニタリングが柱になる。
- 監査ログ
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システム上の操作を記録した証跡。ログイン、設定変更、レコードの追加・編集・削除、権限変更などが対象となる。
プラグインや外部連携サービス経由の操作は記録されないことがあり、標準ログ単独では監査対応に足りない場合があります。
- J-SOX 別名: 内部統制報告制度
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金融商品取引法に基づき、上場企業が財務報告に係る内部統制の有効性を評価・報告する制度。IT全般統制とIT業務処理統制の両面が求められる。
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