MICE・イベント運営の自動化に関する記事

フレキシブルオフィスはひと括りにされがちですが、個室を借りるサービスオフィス、席を共有するコワーキング、短時間利用のドロップイン／タッチダウンでは、費用構造も適した使い方も異なります。月額固定なのか従量なのか、入会金や保証金があるか、複数拠点を使えるかで、実際の負担額は大きく変わります。

オフィス縮小を検討する場合は、賃料の削減額だけを見ないでください。原状回復費、移転費用、フレキシブルオフィスの利用料、そして通勤交通費の変動を合算して、何か月で回収できるかを見る必要があります。

サテライトオフィスを複数社と契約すると、契約更新日も請求サイクルも利用実績の出し方もばらばらになります。総務は毎月、複数の明細を突き合わせて部門別に配賦することになり、拠点が増えるほど作業量が線形に増えます。

セキュリティ面の論点も残ります。共用スペースでの画面の覗き見、Web会議の声漏れ、来客対応時の情報の扱いは、自社オフィスと同じ前提では管理できません。利用ルールを決め、どの業務は共用スペースで行ってよいかを明示しておく必要があります。

社内イベントや会議の会場手配が大変なのは、候補探し・見積取得・稟議・仮押さえ・契約・支払という工程が、それぞれ別の相手とのやり取りになるためです。仮押さえには期限があるので、稟議が遅れると押さえが流れ、候補探しからやり直しになります。

会場費、ケータリング、備品レンタル、交通費と支払先が分かれると、精算も分散します。手配先をまとめて法人一括請求にできれば、担当者の立替と精算作業をまとめて減らせます。