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オフィス・働き方に関する記事

フレキシブルオフィス、サテライトオフィス、オフィス縮小など、働く場所の選択と費用・管理負担を扱った記事です。

働く場所が分散すると、増えるのは契約と請求書

オフィス縮小やサテライトオフィスの活用は、賃料の削減としては分かりやすい施策です。一方で、契約先と支払先の数が増えることによる管理負担は、検討段階では数えられないまま進みがちです。

オフィス縮小の効果を見るときは、賃料の差額だけでは足りません。原状回復費、移転費用、併用するフレキシブルオフィスの利用料、そして通勤交通費の変動を合算して、何か月で回収できるかという形にして初めて判断材料になります。

フレキシブルオフィス側の費用も、月額固定か従量か、入会金や保証金があるか、複数拠点を使えるかで実際の負担が大きく変わります。席単価の比較だけで決めると、運用開始後に想定と食い違います。

複数社と契約すると、契約更新日も請求サイクルも利用実績の出し方もばらばらになります。毎月、複数の明細を突き合わせて部門別に配賦する作業が発生し、拠点が増えるほど比例して増えていきます。

あわせて、共用スペースでの画面の覗き見やWeb会議の声漏れといった情報管理の論点も残ります。どの業務を共用スペースで行ってよいかを明示したルールが無いまま利用を広げると、後から線引きするのは困難になります。

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