承認フローに関する記事
稟議・購買申請・経費申請の承認ルート設計や、多段階承認・金額分岐・代理承認といった実務上の論点をまとめた記事です。
承認フローの設計は、ツールが変わっても論点が変わらない
kintone、Power Automate、GAS——申請承認を組む道具は違っても、設計で詰まる場所はほぼ同じです。どのツールの記事を読むかの前に、共通する3つの論点を押さえておくと、比較の軸がぶれません。
承認者を「人」で指定した時点で保守が始まる
どのツールでも最初にやってしまうのが、承認者のアカウントをフローやアプリの中に直接書き込むことです。作った直後は正しく動きますが、異動・退職・組織改編のたびに設定本体を編集することになり、触れる人が担当者1人に固定されていきます。
承認者マスタを別に持ち、部門コードや金額帯をキーに引く構成にしておけば、以降の変更はマスタの更新だけで済みます。あわせてマスタの変更履歴が残るようにしておくと、監査で過去の承認の妥当性を問われた際に当時のルートを示せます。
分岐は「作れるか」ではなく「3年後に誰が直せるか」で決める
金額別の多段階承認、部門長の合議、不在時の代理承認、差し戻しと再申請。これらは大半のツールで実装「できなくはない」ため、要件を聞くとつい全部組み込んでしまいます。結果、条件が入れ子になった設定が誰にも読めなくなります。
判断の目安は、承認ルートが組織変更のたびに変わるかどうかです。年に数回しか変わらないなら内製で十分に回ります。毎回変わるなら、ルートを設定画面で扱える仕組みに寄せたほうが長期のコストは確実に下がります。
承認の「後ろ側」を設計に入れているか
承認フローの改善というと承認までの時間短縮に目が向きますが、購買・出張・アカウント払い出しといった業務では、承認が終わった後に発注や設定作業が続きます。ここが手作業のまま残ると、承認が速くなっても全体のリードタイムは変わりません。
さらに、承認と実行の間に時間差があると、その間の在庫や価格の変動で金額が変わり、再申請が発生します。承認フローを設計する際は、承認の後ろに何が続くのかを先に洗い出してください。
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