導入事例
承認から購買・経費精算までをつないだ企業が、実際に何を解決し、どこまで工数を削減できたのかをまとめています。導入前の課題、検討時に比較した観点、導入後の変化と残っている要望まで、担当者ご本人の言葉を交えて掲載しています。
導入事例から読み取る、承認と購買をつなぐ効果
1Approvalを導入した企業が、どの工程のどれだけの時間を削れたのかを、実際の運用に即して紹介しています。削減率そのものより、どの工程が消えたのかに注目して読んでください。
効果が出るのは「工程が消える」とき
申請承認の改善施策には、作業を速くするものと、作業そのものをなくすものがあります。フォームの入力項目を減らす、承認者にリマインドを送るといった施策は前者で、効果は数%から十数%にとどまります。一方、承認と同時に発注が確定して立替が発生しなくなると、手配・立替・精算・振込という工程がまるごと消えます。
導入事例を読むときは、削減率の数字だけでなく、その数字がどちらの性質の改善から来ているのかを見ると、自社に当てはめたときの効果を見積もりやすくなります。
自社で試算するときの考え方
効果を見積もる際は、年間の申請件数、1件あたりの工程数、各工程の所要時間、そして承認待ちの平均時間を分けて数えます。承認待ちは担当者の作業時間ではありませんが、手戻りと再申請を生む原因なので、件数に効いてきます。
立替精算が発生している業務については、精算にかかる社員・経理双方の時間と、振込にかかる事務コストも合わせて数えてください。法人決済に寄せた場合に消える工数は、ここに集中しています。
よくある質問
Q. 導入効果はどのくらいの期間で現れますか？
対象業務を絞って始めた場合、運用が定着するまでに1〜2か月、効果が数字として見えるのはその後の月次集計からというのが一般的です。工程そのものが消える種類の改善は、定着と同時に効果が出ます。
Q. 既存の承認システムを置き換える必要がありますか？
必須ではありません。kintoneやMicrosoft 365の既存の承認フローを入口として残したまま、承認後の購買・決済の部分を繋ぐ構成が取れます。どこまでを既存資産で賄うかは、現在の運用に合わせて設計します。
