Teamsの承認ワークフローと承認アプリに関する記事

Teamsには標準で「承認（Approvals）」アプリが用意されており、チャットやチャネルから承認依頼を作成し、メッセージ内のボタンで承認・却下まで完了できます。テンプレートを使えば休暇申請や購買申請をすぐに始められ、承認者を複数指定して全員承認・いずれか承認を切り替えることも可能です。名前の似た「Workflows」アプリは別物で、こちらはPower Automateのテンプレートをチャネルに取り付けるための入口です。単発の承認依頼を出したいなら承認アプリ、条件分岐や後続処理を含むワークフローを組みたいならWorkflowsアプリ経由でPower Automateへ、という切り分けになります。

限界は3点に集約されます。ひとつは条件分岐で、金額別の多段階承認は標準では組めません。ふたつめは監査で、申請データはバックエンドのDataverseに保存されますが、情シスや監査部門が全社の申請を横断して一覧・検索する画面は用意されていません。みっつめは通知で、Teamsの通知欄に届くだけのため多忙な承認者が見落としやすく、Teamsライセンスを持たない相手には届きません。

標準アプリの枠を超えたい場合、Power AutomateからAdaptive Cardsを投稿する方法があります。カード上に申請内容・金額・添付・承認ボタンをまとめて配置できるため、承認者はカードを見るだけで判断でき、別画面への遷移が発生しません。差し戻し理由の入力欄をカード内に持たせることもできます。

作り込みの代償は保守です。カードのJSONとフローのロジックが分かれて管理されるため、申請項目をひとつ増やすだけでも両方に手を入れる必要があります。申請の種類が増えるほどカードとフローの組み合わせが増えるので、対象を数種類に絞って始めるのが現実的です。

Teamsのワークフローで最も多い問い合わせは、依頼したはずの承認が承認者の画面に出てこない、というものです。原因はいくつかに分かれます。承認アプリがその人のTeamsにピン留めされておらず気づいていない、通知がバナーではなくアクティビティ欄にだけ届いている、承認者に指定したアカウントがライセンス対象外あるいは外部ユーザーである、フロー側が承認アクションの手前で失敗している、といったものです。

切り分けの順序は決まっています。まずPower Automateの実行履歴で、承認アクションまで到達しているかを見ます。到達していればTeams側の表示と通知の問題、到達していなければフローの問題です。ここを先に分けずに設定を触ると、直ったのか直っていないのかが分からなくなります。

承認者の負担は、件数そのものよりも「大半は問題ないが、見ないわけにはいかない」申請の多さから来ます。ここにAIによる一次スクリーニングを挟むと、規程違反の疑い・金額の異常・添付漏れといった観点で申請に注釈が付き、承認者は例外にだけ時間を使えるようになります。

注意したいのは、AIチェックがTeamsの標準機能ではないことです。実現するにはPower Platform側で組むか、AIによる事前チェックを備えたサービスを承認の手前に置くかのいずれかになります。また、AIの判定を承認の代替にはせず、あくまで人の判断を助ける層として設計してください。