購買管理に関する記事

多くの組織では、承認が下りた後に購買担当者が購買サイトにログインして手で発注します。この時間差の間に在庫が切れ、価格が変わります。金額が上振れすれば再申請となり、承認がもう一巡します。業務フロー上は例外扱いなのに、実態としては高い頻度で起きる往復です。

申請の時点で在庫を仮押さえし、確定した総額で承認を取る流れにすれば、この往復は構造的に発生しません。承認した瞬間に発注が確定するため、承認後の転記作業も消えます。

1件1万円の消耗品に厳密な事前承認をかけると現場が止まり、逆にすべてを軽くすると統制が効きません。少額は事後承認と月次モニタリング、一定額以上は事前承認、という段階を金額帯で決めるのが実務的な落としどころです。

同時に、分割発注への対策を最初から入れてください。「30万円超は役員承認」と決めれば、29万円の申請が2件に分かれる運用は必ず生まれます。同一申請者・同一取引先の申請を一定期間で合算して検知できる形で記録しておく必要があります。

購買と資産管理は本来ひと続きです。発注の時点で台帳に載れば、誰に貸与したか、いつ返却されたか、棚卸で現物と合うかを追えます。購買と台帳が別運用だと、入社・退職のたびに現物と記録がずれていきます。

とくにPC・スマートフォンは、台帳に加えて端末そのものを制御する仕組みが要ります。調達の段階でキッティングと管理ツールへの登録までを一連の流れに組み込んでおくと、情シスの手戻りが減ります。

購買の記事は、統制を設計する話、購買先を選ぶ話、買ったあとを管理する話の3つに分かれます。順番に読むと前提が積み上がります。

現場が承認を待たずに買ってしまう状態なら、統制の記事より先に「勝手購買」の記事を読んでください。ルールを厳しくしても止まらない理由から入ったほうが早く解けます。