ワークフローEXとは？Excel前提の設計と料金

ワークフローEXの説明は、どの紹介記事もほぼ同じです。「ExcelやWordの申請書をそのまま使える」。

これは事実ですが、半分しか言っていません。公式の機能一覧を最後まで読むと、こう書かれています。

※1の機能は、稟議書ファイルがExcelの場合のみ有効です。

そして※1が付いているのは、電子捺印・経路の分岐・CSV出力・マスタデータの引用・文書プレビューといった主要機能です。つまり実態は、ExcelとWordが使えるのではなく、Excelなら全部使える、Wordなら一部しか使えないということです。

本記事では公式の機能一覧と無料プランの条件から、この製品の設計思想と、見積もりの前に確認すべき点を整理します。

この記事の要点

• 提供元は株式会社Knowlbo（ナルボ）。クラウド版とオンプレミス版の両方があります。公表シェアは6.64%です。
• 申請書はExcelシートで構成されます。使い慣れたExcelやWordをそのまま稟議書として回付できる設計です。
• ただし電子捺印、経路の分岐、CSV出力、マスタデータの引用、文書プレビュー、テンプレート間の引き継ぎ、各種連携アダプタは、稟議書ファイルがExcelの場合のみ有効と明記されています。Wordで作った申請書では分岐も捺印もできません。
• 無料プランがあり、利用人数とフォーム数に制限がありません。 制約はデータ保存期間が直近6か月であることと、通知機能・オプション機能が使えないことです。
• 「人数制限で縛る」無料プランが多いなかで、人数ではなく保存期間で縛るのは珍しい設計です。全社規模で試せる一方、監査の証跡としては使えません。
• 申請・承認中のドキュメントをオフラインで編集できます。 他のクラウド製品であまり見ない機能です。
• 組織変更には人事データの有効期間で対応します。改編を事前に設定しておく方式です。
• 一方でレビューには「組織改編後、承認者がどこで参照されているか全部見つけるのが難しい」「承認ステップをコピーできない」という指摘があります。
• 通知はメールとOutlookのみで、チャットツール連携がないという指摘が出ています。
• 公式サイトに料金の記載はありません。 第三者サイトには月額500円／ユーザー、初期費用100,000円、最低10名・6か月という掲載がありますが、出典により食い違います。
• ITreviewのレビューは14件・平均4.3。母数は小さいものの評価は高い水準です。

Excel前提という設計

公式の機能一覧には、※1という印が付いた機能が並びます。そして注記にこうあります。

電子捺印・署名・分岐など、※1の機能は稟議書ファイルがExcelの場合のみ有効

※1が付いている機能を並べると、この製品の中核がほぼ含まれます。

※1が付く機能	何ができるか
捺印署名	印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印する
経路の分岐	条件分岐に加え、多分岐によるドキュメントの配布・収集
ドキュメントへの署名	申請者・承認者の部署や氏名をファイルに自動設定する
CSVファイル出力	同一テンプレートのドキュメントから抽出したデータを出力する
マスタデータの引用	新規作成時にCSVやDBのデータを指定シートへ充填する
文書ファイル内容のプレビュー	一覧から中身を確認する
テンプレート間の引き継ぎ	完了した文書を別テンプレートの申請へ引き継ぐ
データ連携アダプタ（オプション）	文書内のデータを他システムへ渡す
自動申請タスク（オプション）	外部からCSVを受け取り、Excelの申請書に埋め込んで申請する
駅すぱあと連携アダプタ（オプション）	交通費入力時に経路・運賃データを連携する

Wordファイルでも回付はできます。 申請し、承認を受け、履歴を残すところまでは動きます。しかし金額による分岐も、電子捺印も、データの取り出しもできません。

実務上の意味はこうです。

• 稟議書をExcelで作っている会社 — この製品の想定どおりです。既存の様式がそのまま動き、分岐も捺印もデータ出力も使えます
• 稟議書をWordで作っている会社 — 回付はできますが、ワークフロー製品として期待する機能の多くが外れます。Excelへ作り直すか、別の製品を検討するかの判断になります
• 紙の様式しかない会社 — どちらで作り直すかを先に決めてください。Excelを選ぶ理由がこの製品にはあります

見積もりを取る前に、いま回している申請書を10枚数えて、何枚がExcelかを確認してください。 ここが判断の起点です。

Excel起点の製品は他にもある

Excelを起点にする製品は複数ありますが、起点の取り方が違います。

製品	Excelの扱い
ワークフローEX	Excelファイルそのものを回付する。 申請書はExcelシートで構成される
コラボフロー	Excelから帳票を作る。 取り込んで入力欄を置き、Web上のフォームに変換する
X-point Cloud	ExcelやPDFを取り込んでフォーム化する。サンプルフォームは1,000種類以上
desknet’s NEO	部品をドラッグ&ドロップして書式を作る。Excelの再現が目的ではない

「そのまま回す」のか「取り込んで変換する」のか。 ここが分かれ目です。そのまま回す方式は、現行の様式を1文字も変えずに移行できる代わりに、Excelという形式に縛られます。変換する方式は、一度作り直す手間がかかる代わりに、その後はWeb上のフォームとして扱えます。

罫線が複雑で、計算式が入っていて、監査で「様式を変えていないこと」を説明したい——そういう稟議書を抱えているなら、そのまま回す方式が合います。

無料プランの制約は「人数」ではなく「保存期間」

この製品には無料プランがあります。条件が特徴的です。

項目	内容
利用人数	制限なし
フォーム数	制限なし
使える機能	通知機能およびオプション機能以外
データ保存期間	直近6か月（申請日ベース）
利用停止	最終利用日から1か月以上利用がないとサイトが停止
開始までの期間	申込後、環境構築に5営業日程度
申込の制限	同業他社や個人からの申込は断られる場合がある

無料プランで人数を絞る製品は多くあります（ジョブカンワークフローの無料プランも利用人数と機能に制限があります）。人数とフォーム数を無制限にして、保存期間で縛る設計は珍しいです。

この違いは、使い道を変えます。

できること

• 全社規模でそのまま試せます。 人数で区切らないため、一部の部署だけで検証して「全社に広げたら重かった」という失敗を避けられます
• 申請書を何種類作っても追加費用がかかりません。様式が多い会社ほど、検証の密度を上げられます
• 期間の区切りがないため、1か月以上の運用検証ができます

できないこと

• 監査や税務調査で遡って決裁の証跡を示す用途には使えません。 稟議書そのものが一律に法定保存文書というわけではありませんが、決裁の記録は数年単位で遡って求められます。6か月で消える前提では成立しません
• 通知機能が使えないため、承認の滞留がどれだけ起きるかを検証できません。これは運用の成否を分ける要素なので、無料プランの結果をそのまま本番の見込みにはできません

無料プランは「本番運用の縮小版」ではなく「全社規模の操作検証」と理解してください。 滞留と保存は有償プランで確認する前提になります。

内部統制の観点で何を残すべきかはkintone監査ログの限界を内部統制でどう埋めるか、決裁の記録そのものの設計は職務権限規程の作り方｜決裁金額の決め方で整理しています。

組織変更は「有効期間」で先回りする

公式の機能一覧に、こう書かれています。

人事データには有効期間を設定することができます。

組織変更を事前に設定しておける方式です。4月1日付の改編を3月のうちに登録しておけば、当日に切り替わります。

承認者をどう維持するかは製品ごとに考え方が違い、本サイトでレビューした範囲では7通りに分かれます。

解き方	製品
人事マスタで追従させる	jinjer
組織図の切り替えを予約する	kickflow
相対参照で解決する	AgileWorks
役割に紐づける	desknet’s NEO
押す回数を減らす	MAJOR FLOW
帳票ごとに持つ	コラボフロー
人事データに有効期間を設定する	ワークフローEX

考え方としてはkickflowの「切り替えを予約する」に近く、人事データ側に期間を持たせる点が違います。帳票も利用期間によって世代管理できるとされており、「いつ時点のルールで決裁したか」を後から説明しやすい設計です。監査で問われるのは決裁した時点のルートなので、この方向は正しい。

ただしレビューには逆の指摘がある

ITreviewのレビューには、組織改編の後、承認者がどこで参照されているかを全部見つけるのが難しいという指摘があります。承認ステップをコピーできないという声もあります。

矛盾ではありません。有効期間は「いつ切り替えるか」を解く仕組みであって、「どこを直すか」を探す仕組みではないということです。帳票が増えるほど、直すべき箇所を洗い出す作業は重くなります。

承認者マスタの設計そのものは承認者マスタの作り方に整理しています。帳票が何種類あるかを先に数えてください。 10種類と100種類では、この指摘の重みが変わります。

そのほかの特徴

オフライン編集 — 申請・承認中のドキュメントをオフラインで編集できます。クラウドのワークフロー製品ではあまり見ない機能です。移動中や通信環境の悪い拠点で、申請書の中身を書き進められます。Excelファイルそのものを回す設計だからこそ成立する機能です。

ドキュメントの編集制御 — 編集不可ステップ指定、PDF化指定、ドキュメント保護指定、データ入力制御指定の4方式があります。承認段階ごとに「どこまで書き換えられるか」を変えられるということです。申請者が書いた金額を、途中の承認者が黙って直せる状態は統制上まずいので、ここは効きます。

自動採番 — 申請時に「申請ID」、決裁時に「決裁ID」を採番します。申請番号と決裁番号を分けて持つのは、稟議の実務に沿った設計です。

メール申請・メール承認（オプション） — メールにファイルを添付して申請し、返信で承認できます。承認者がシステムを開かない問題への対処です。

J’sNavi Jr連携アダプタ（オプション） — 出張手配サービスと連携し、出張精算帳票の作成と確認を支援するとされています。出張の申請・精算を同じ基盤に載せたい場合の選択肢になります。出張管理側の整理は法人出張管理BTM13社比較にあります。

多言語対応 — 日本語と英語に対応しています。

料金

公式サイトに料金の記載はありません。 導入費用は希望の規模や機能によって変わるため問い合わせが必要、とされています。

第三者サイトには次の掲載がありますが、出典によって食い違います。

掲載元	内容
ITセレクト（発注ナビ）	クラウド月額500円／ユーザー、初期費用100,000円、最低利用人数10名、最低利用期間6か月（税別）
ITreview	スタンダードプラン500円、プレミアムプラン800円（1ユーザー月額）
アイミツSaaS	利用料のみのプランは初期費用0円、導入教育パックは初期費用100,000円

初期費用が「100,000円」と「0円」で割れています。プランの構成が複数あるためと考えられますが、公式に確認が取れないため本記事では断定しません。

仮に月額500円・最低10名とすると、最小構成は月額5,000円です。本サイトで比較した他製品のなかでは、コラボフローやX-point Cloudと同じ水準に入ります。ただし電子捺印や連携アダプタがオプションであることを考えると、公表単価だけで比べる意味は薄い製品です。

総額の出し方はワークフローシステムの費用相場｜総額の出し方に整理しています。

評判

ITreviewに掲載されているレビューは14件・平均4.3です（提供会社の表記は株式会社Knowlbo）。母数は小さいので、傾向として読んでください。

長所としてよく挙がるもの

• 既存のExcel・Wordのテンプレートをそのまま申請書に使えるため、立ち上げが速く、利用者にとって馴染みやすい
• 情シス以外の担当者でも帳票を作成・変更できる。承認経路を画面上で設計でき、条件分岐も設定できる
• サポートの評価が高い。 担当者が一貫していて、質問への回答が速いという声
• 他の選択肢と比べて安いという評価
• 承認状況の追跡、履歴の検索、過去文書の再利用で紙の扱いが減った

短所としてよく挙がるもの

• 管理画面が古く、研修なしでは覚えにくい。 マニュアルが長い
• 組織改編の後、承認者の参照箇所をすべて見つけるのが難しい。 承認ステップをコピーできない
• 通知がメールとOutlookのみで、チャットツール連携がない（TeamsやLINEなど）
• 添付ファイルの15GB上限がPDFですぐ埋まる
• 承認者は自分のところへ回ってくるまで、進行中の内容を見られない
• 技術チームへエスカレーションされた問題は解決に時間がかかることがある
• Excelの名前付きセルが多いと動作が重くなる、海外拠点で入力に問題が出た、という報告

通知がメールとOutlookのみという点は、承認の滞留に直結します。承認者がTeamsやSlackに常駐している組織では、承認依頼が埋もれます。Teamsの承認通知が届かない・見落とす原因と対策で書いたとおり、通知がどこに届くかは承認スピードを決める要素です。

向く会社、向かない会社

向く会社

• 稟議書をExcelで作っていて、様式を変えたくない。 この製品の中核機能はExcel前提です
• 罫線や計算式が複雑で、Web上のフォームに作り直すのが現実的でない
• 監査で「様式を変えていないこと」を説明したい
• 承認者がメールやOutlookを常時見ている
• まず全社規模で試したい。 人数無制限の無料プランがあります
• 大企業・官公庁の導入実績を重視する（SUBARU、静岡県庁、九州旅客鉄道、サイゼリヤ、富士ソフトなどが公表されています）

向かない会社

• 稟議書がWordや紙しかない。 分岐も捺印もデータ出力も外れます
• 承認者がTeamsやSlackに常駐していて、メールを見ない
• 帳票が数十種類以上あり、組織改編が頻繁。 参照箇所を洗い出す負担がレビューで指摘されています
• 管理画面の学習コストを割けない
• 公表価格で横並びに比較したい。公式に料金の記載がありません

よくある質問（FAQ）

ワークフローEXの提供会社はどこですか？

株式会社Knowlbo（ナルボ）です。比較サイトでは「Knowlbo」「ナルボ」の両方の表記が使われています。クラウド版とオンプレミス版の両方を提供しています。

WordファイルでもExcelと同じように使えますか？

いいえ。公式の機能一覧には「※1の機能は稟議書ファイルがExcelの場合のみ有効」と明記されており、※1には電子捺印、経路の分岐、CSV出力、マスタデータの引用、文書プレビュー、各種連携アダプタが含まれます。Wordでも回付と履歴の保存はできますが、ワークフロー製品として期待する機能の多くが外れます。

無料プランの制限は何ですか？

利用人数とフォーム数に制限はありません。 制約は、データの保存期間が直近6か月（申請日ベース）であることと、通知機能およびオプション機能が使えないことです。最終利用日から1か月以上利用がないとサイトが停止されます。申込後、環境構築に5営業日程度かかります。

無料プランのまま本番運用できますか？

おすすめしません。理由は2つあります。ひとつは6か月でデータが保存されなくなるため、監査や税務調査で遡って決裁の証跡を示す用途に使えないこと。もうひとつは通知機能が使えないため、承認の滞留が実際にどれだけ起きるかを検証できないことです。全社規模の操作検証には向きますが、滞留と保存は有償プランで確認してください。

料金はいくらですか？

公式サイトに料金の記載はありません。 第三者サイトにはクラウド月額500円／ユーザー、初期費用100,000円、最低10名・6か月という掲載がありますが、初期費用を0円とする掲載もあり食い違っています。電子捺印や各種連携アダプタがオプションのため、総額は見積もりを取らないと出ません。

組織改編にはどう対応しますか？

人事データに有効期間を設定できるため、改編を事前に登録しておけます。帳票も利用期間によって世代管理できます。ただしレビューには「改編後、承認者がどこで参照されているか全部見つけるのが難しい」「承認ステップをコピーできない」という指摘があります。有効期間は「いつ切り替えるか」を解く仕組みで、「どこを直すか」を探す仕組みではありません。

Teamsに承認通知を飛ばせますか？

レビューでは通知がメールとOutlookのみで、チャットツール連携がないと指摘されています。承認者がTeamsやSlackに常駐している組織では、承認依頼が埋もれる可能性があります。

コラボフローとはどう違いますか？

どちらもExcelを起点にしますが、起点の取り方が違います。ワークフローEXはExcelファイルそのものを回付し、コラボフローはExcelを取り込んでWeb上のフォームに変換します。現行の様式を1文字も変えずに移行したいならワークフローEX、一度作り直してもWebフォームとして扱いたいならコラボフローです。

1Approvalでの実現方法

1Approvalは、いま使っている承認ワークフロー（Microsoft 365、Teams、Google Workspace、kintone）の上で、承認が降りた時点で発注や手配まで完了させる仕組みです。

ワークフローEXとは解き方が違います。

	解き方
ワークフローEX	いまの申請書をそのままの形で電子化する
1Approval	承認の先の実行を、組まずに済ませる

ワークフローEXが解くのは「紙やExcelの稟議書が回らない」という問題です。様式を変えずに移行できるのは強みです。一方で承認が降りたあとの発注・手配・支払は対象外で、承認済みのExcelを見ながら誰かが別のサイトで注文し直す工程は残ります。

• 承認と発注の間が消える — 連携を組まなくても、承認後に注文し直す工程がなくなります
• 申請の入口が1つになる — 何をどこで買うかに関わらず同じ場所から申請できます
• 費用が法人一括請求にまとまる — 従業員の立替と領収書の回収が発生しません
• 既存の承認基盤をそのまま使う — 承認フローを置き換えません

様式を守るか、承認の先を埋めるかという選択です。両方必要なら併用する形になります。

まとめ

ワークフローEX（株式会社Knowlbo）は、ExcelやWordの申請書をそのまま回付する製品です。ただし紹介記事が書かない条件があります。

電子捺印、経路の分岐、CSV出力、マスタデータの引用、文書プレビュー、各種連携アダプタは、稟議書ファイルがExcelの場合のみ有効と公式に明記されています。Wordで作った申請書では回付と履歴の保存しかできません。見積もりの前に、いま回している申請書のうち何枚がExcelかを数えてください。

無料プランの設計も特徴的です。人数とフォーム数は無制限で、制約はデータ保存期間が直近6か月であること。全社規模で操作を検証できる一方、監査の証跡としては使えず、通知機能が外れるため滞留の検証もできません。

組織変更には人事データの有効期間で先回りします。考え方は正しい方向ですが、レビューには「改編後に承認者の参照箇所を全部見つけるのが難しい」という逆の指摘もあります。帳票が何種類あるかで、この指摘の重みが変わります。

通知がメールとOutlookのみという点は、承認者がどこにいるかで評価が割れます。メールを見る組織なら問題なく、チャットに常駐する組織では滞留の原因になります。

Excelの様式を守りたい会社には、他に代えがたい製品です。 そうでないなら、ワークフローシステム比較で他のタイプから当たるほうが速く進みます。

主な参照先

• ワークフローEX（公式）｜株式会社Knowlbo
• 機能一覧（公式）｜ワークフローEX
• 無料プラン（公式）｜ワークフローEX
• クラウド版（公式）｜ワークフローEX
• ワークフローEX｜ITreview
• ワークフローEX｜ITセレクト

※本記事は2026年10月時点の公開情報をもとに整理したものです。料金は公式サイトに記載がないため、第三者サイトの掲載値を出典とあわせて紹介しています。掲載値は出典により食い違っており、本記事では断定していません。機能の記述は公式の機能一覧、評判はITreviewの掲載内容に基づきます。最新の仕様と見積もりは提供元にご確認ください。