サテライトオフィスを複数契約する際の管理負担と解決策

従業員の自宅や営業先の近くにサテライトオフィスを用意しようとすると、1社の拠点網だけでは全国をカバーしきれず、複数の運営会社と法人契約を結ぶことになりがちです。ところが、契約数が増えるほど総務・経理の管理業務は比例して増えていきます。本記事では、サテライトオフィスを複数契約する際に実際どのような負担が発生するのかを整理し、プラットフォーム型サービスによる解決策を紹介します。

この記事の要点

• 大手のサテライトオフィスサービスは法人契約が前提で、契約後は運営会社ごとに別々の管理画面・予約画面が提供される。
• 従業員登録・予約操作をサービスごとに覚える手間、契約先ごとに異なる料金体系の把握、月次の請求書確認と利用実績の突合が、契約社数に比例して増える。
• 複数利用という前提を変えずに管理負担だけを軽減する方法として、2つのアプローチがある。
• プラットフォーム型サービスを検討する場合は、契約前に確認すべきポイントがいくつかある。

サテライトオフィスを複数契約すると何が煩雑になるのか？

大手が提供するサテライトオフィスサービスは法人契約が前提で、契約後は運営会社ごとに管理画面・予約画面が提供される仕組みが一般的です。この「サービスごとに独立した仕組み」が、複数契約時の煩雑さの根本原因になります。

従業員登録・予約システムがサービスごとに分かれる

契約する運営会社の数だけ、従業員の登録作業と予約システムの使い方を覚える手間が発生します。全国に拠点を持つ複数のサービスを併用する場合、従業員側も「このエリアはA社、あのエリアはB社」といった使い分けを強いられ、利用のハードルが上がります。

利用料金の管理・請求がバラバラになる

月額固定費のサブスクリプション型、15分単位の完全従量課金型など、料金体系自体がサービスごとに異なります。総務・経理は契約先の数だけ請求書を確認し、利用実績と突き合わせる作業を毎月繰り返すことになり、管理業務が膨大になっていきます。

各社が独立して事業展開しているため一元管理ができない

サテライトオフィス運営各社は基本的に独立してサービス提供を行っているため、利用企業側が複数社と契約している場合でも、横断的な利用状況の可視化や一括請求は提供されません。この状態を放置すると、どの拠点がどれだけ使われているのか、総務が正確に把握できなくなります。

契約管理の負担はどう軽減できる？（2つのアプローチ）

複数のサテライトオフィスを使う必要があるという前提を変えずに、管理負担だけを軽減する方法にはいくつかの選択肢があります。

利用エリアを絞り込み契約社数を減らす

まず検討すべきなのは、従業員の居住エリアや利用頻度の高い拠点を分析し、本当に必要な契約社数まで絞り込むことです。全国をくまなくカバーしようとするほど契約社数は増えるため、利用実績データに基づいて優先順位をつける作業が土台になります。

管理機能・予約機能をまとめたプラットフォーム型サービスを使う

各運営会社と個別契約を結ぶ代わりに、複数のサテライトオフィス・貸し会議室・レンタルオフィスなどを横断的に扱うプラットフォーム型のサービスを使う方法もあります。1Approvalを運営する株式会社エイチが提供する「エイチ（Eichiii）」は、会議室・ワークスペース・イベント会場を含む全国38,000施設以上のネットワークをコンシェルジュ対応で提供しており、複数の運営会社の拠点を一つの契約・請求窓口で利用できます。契約社数を増やさずに拠点の選択肢を広げられる点が、個別契約型との大きな違いです。

個別のサービスがどのエリアをどうカバーしているかは、H¹T・ZXY・ワークスタイリング・SoloTime比較で比較しています。

契約形態と同時に決めておきたいのが利用ルールです。共用スペースで何をしてよいかの線引きはタッチダウンオフィスの情報セキュリティ｜声漏れ対策で整理しています。

プラットフォーム型サービスは何を確認して選ぶ？

管理負担を軽減する目的でプラットフォーム型サービスを検討する場合、契約前に確認しておくべき点がいくつかあります。

提携拠点の対応エリアと従業員の利用ニーズが一致するか

プラットフォーム型サービスであっても、提携している拠点網が自社の従業員の居住エリアや出張先と一致していなければ意味がありません。契約前に主要な利用エリアの提携状況を確認しておく必要があります。

固定費なしの完全従量課金かどうか

月額固定費が発生するプラットフォームの場合、実際の利用率が低いと費用対効果が悪化します。利用実績に応じた完全従量課金型であれば、稼働状況を見ながら柔軟に契約管理を行えます。

会場手配や経費精算など他業務とまとめられるか

サテライトオフィスの契約管理だけでなく、社内イベントの会場手配や出張時の宿泊・移動手配まで同じ窓口でまとめられれば、総務・経理の管理対象がさらに集約されます。具体的な仕組みは1Approval MICE・イベントの詳細を見るで確認できます。

よくある質問（FAQ）

サテライトオフィスを複数契約すると、具体的にどのような業務が増えますか？

従業員登録・予約システムの操作をサービスごとに覚える手間、契約先ごとに異なる料金体系の把握、月次の請求書確認と利用実績の突き合わせ作業が、契約社数に比例して増えていきます。

契約社数を減らさずに管理負担だけを減らす方法はありますか？

複数の運営会社の拠点を横断的に扱うプラットフォーム型サービスを利用する方法があります。個別に法人契約を結び直す必要がなく、契約・請求の窓口を一本化しながら拠点の選択肢を維持できます。

プラットフォーム型サービスを選ぶ際に最も確認すべき点は何ですか？

提携拠点の対応エリアが自社の従業員の利用ニーズと一致しているかどうかです。いくら契約管理が楽になっても、実際に使いたいエリアに拠点がなければ導入効果は限定的になります。