会場を探す時間も、請求書の束も、
承認のなかで終わらせる。
全国38,000箇所のワークスペース・貸会議室・イベント会場を横断検索。自分で手配しても、コンシェルジュに任せても、kintone・Microsoft 365・Teams上で承認が降りた瞬間に予約が確定し、費用は法人一括請求へ集約されます。会場手配の工数を約80%削減します。
- 手配可能スペース
- 38,000箇所
- 利用企業
- 1,600社
- 会場手配実績
- 10,000件超
- 1件あたり手配工数
- 7h → 1.5h
- 外部会場コスト削減
- 最大30%
ホテルや航空券のように、
会議室も「横断比較して選ぶ」時代へ。
宿泊や航空券は、agoda や Expedia のような横断検索サービスが当たり前になり、誰でも複数の選択肢を一画面で比較して予約できるようになりました。
ところが会議室・ワークスペース・イベント会場だけは、いまだに1件ずつ問い合わせる世界のままです。事業者ごとにサイトも料金体系も法人契約も分かれ、横断して比べる手段がありません。
1Approval for MICE は、全国38,000箇所のスペースを横断検索できる、会議室・イベント会場版のOTAです。1名用の個室ブースから1,000名規模のイベント会場まで、エリア・日程・人数・予算で一括比較して、そのまま予約できます。
ただし、横断検索だけでは足りません。
法人が実際に使う大型・中規模会議室の多くは、そもそもWebに在庫を公開していません。1Approval for MICE は、横断検索で見つかる会場に加えて、Webに載らない在庫をコンシェルジュが直接押さえにいくことで、はじめて「全国を横断して比較できる」状態を実現しています。
| 横断検索で完結（セルフ手配） | コンシェルジュが代行 | |
|---|---|---|
| 対象 | 予約システムのある施設 | 予約システムのない施設・大型会場・複雑要件 |
| 操作 | エリア／日程／人数で検索 → 選択 → 申請 | 条件を伝える → 最大3候補を比較提示 → 選択 → 申請 |
| 担当者の所要 | 数分 | 条件伝達のみ（空き確認・仮予約・期限管理は代行） |
どちらを選んでも、承認が降りた瞬間に予約が確定し、費用は法人一括請求に集約されます。
「探す」「通す」「払う」が分断され、
取引先の数だけ雑務が増える
会場手配は、担当者・承認者・経理のそれぞれに別々の負担を生みます。
手配担当者総務・営業企画・現場社員
- 候補ごとに電話・問い合わせフォームで空き確認
- 同じ要件（人数・レイアウト・備品）を会場ごとに説明し直す
- 仮予約の期限管理と、不採用会場へのキャンセル連絡
- 会場・ケータリング・備品と取引先が分かれ、立替と証憑が増える
承認者部門長
- 会場費・飲食・備品の総額が見えないまま承認せざるを得ない
- 承認までのタイムラグで会場が埋まり、振り出しに戻る
- 社内規程・上限単価に適合しているかを確認できない
- 他の候補と比べて妥当な価格なのか判断材料がない
経理・管理部門経理・購買・総務
- 会場ごと・取引先ごとの請求書と立替精算が件数ベースで膨張
- 複数のワークスペース事業者と法人契約するほど管理画面が増える
- 部署別・コストコード別の按分を手作業で処理
- 規程違反がないかの目視チェックが月末に集中
企業が本当に使いたい会議室ほど、
Webに空き状況が出ていない。
法人の研修・説明会・講演会で実際に使われる大手チェーン系会議室やホテル宴会場、公共施設の多くは、在庫をWeb上でオープンにしていません。空いているかどうかは1件ずつ電話または問い合わせフォームで聞くしかなく、返答は早くて数時間、遅ければ翌営業日です。
一方、Web上で空室が即座に確認できる検索型の予約プラットフォームは、掲載スペースの9割以上が個人利用。撮影スタジオやパーティースペースが中心で、法人が求める定員・通信品質・機密性の要件を満たす会場は限られます。
つまり、「すぐ空きがわかる会場」と「実際に使いたい会場」が一致していない。これが、会場手配だけが電話業務のまま取り残されている理由です。
Webで空きが即わかる会場
- 検索型プラットフォーム掲載スペース
- 個人利用が9割超
- 小規模・撮影／パーティ用途が中心
- 定員10名前後が中心
電話確認が必要な会場
- 大手チェーン系会議室／ホテル宴会場／公共施設／地方の貸会議室
- 法人利用の主戦場
- 研修・説明会・講演会・学会
- 30名〜1,000名規模まで
1Approval for MICE は、この「電話でしか空きがわからない会場」こそを手配範囲に含みます。
予約システムを持たない地方の会場まで含め、全国38,000箇所をコンシェルジュが横断して確認します。
5件の候補を比べるだけで、半日以上が消える。
候補5件を相見積もりした場合に、担当者が実際に踏んでいる工程です。
| # | 工程 | 実態 | 所要 |
|---|---|---|---|
| 01 | 候補の洗い出し | 検索サイト・過去利用・ネット検索を横断し、定員／設備／立地で絞り込む | 60分 |
| 02 | 空き確認 | 5件に個別に電話・問い合わせ。返答は数時間〜翌営業日で、その間は前に進めない | 60分＋待ち |
| 03 | 見積依頼・受領 | 会場ごとに要件（人数・レイアウト・備品・延長・飲食）を説明し直す | 60分 |
| 04 | 仮予約 | 押さえなければ埋まるため、複数会場を同時に仮押さえする | 45分 |
| 05 | 仮予約の期限管理 | 期限は会場ごとにバラバラ（3日後／1週間後／「他社から問い合わせが入り次第、即回答」）。社内承認が期限に間に合わず流れることも | 断続的に発生 |
| 06 | 社内調整・決裁 | 総額が固まらないまま上長に相談し、差し戻しが発生する | 60分 |
| 07 | 本予約・要件確定 | レイアウト、備品、飲食、搬入導線、有線LANの最終確認 | 60〜120分 |
| 08 | キャンセル連絡 | 不採用の4件へ個別に連絡。漏れるとキャンセル料と施設との信頼失墜につながる | 30分 |
| 09 | 請求書受領・精算 | 会場・ケータリング・備品で取引先が分かれ、証憑が複数になる | 45分 |
| 合計（1件あたり） | 約7時間 | ||
※ 返答待ちの時間と、期限管理による断続的な中断は上記に含んでいません。
だから現場は、相見積もりをやめます。
「いつものあの会場」に慣習発注する方が早いからです。その結果、法人割引を効かせても割高な会場に発注が固定され、外部会場費が静かに高止まりします。
相見積もりは、コスト削減効果が最も大きいにもかかわらず、最も工数がかかるために実行されない。これが会場手配の構造的な損失です。
1Approvalは「承認システム」ではなく、
承認と会場手配をつなぐ統合Hubです
既存のワークフローを置き換えるのではなく、その上に接続します。相見積もり・承認・支払いをひとつの流れにまとめます。
探し方を2つ用意
予約システムのある施設はその場でセルフ確保。条件が複雑な案件、予約システムのない地方会場、大型講演会は、条件を伝えるだけでコンシェルジュが最大3候補を提示します。
空き確認・仮予約・期限管理まで代行
複数会場への空き確認と見積依頼を同時に実行し、比較表で提示。仮予約とその期限管理、不採用会場へのキャンセル連絡まで引き受けます。電話を折り返し続ける必要はありません。
相見積もりが「標準の手順」になる
比較に人手がかからなくなるため、毎回複数候補を比べたうえで選べます。10,000件超の手配データベースから、要件を満たす会場の適正レンジを提示します。
総額つきで事前承認へ
会場費・飲食・備品を合算した総額と、比較した候補の価格差がそのまま申請画面に転記されます。承認者は支出が発生する前に、根拠を持って判断できます。
承認＝予約確定（二度手間ゼロ）
承認ボタンと同時に本予約が確定します。仮押さえの期限を把握したうえで承認フローに載せるため、「承認が降りた頃には期限切れ」も起きません。
法人一括請求（立替・証憑回収ゼロ）
取引先ごとにバラバラだった支払いを月1回の一括請求に集約。部署別・支社別請求、コストコード単位の按分にも対応します。
社内規程に沿った会場だけを表示する（ガバナンス）
個室ブース限定、1人あたり／1時間あたりの上限単価、防音・機密性の要件など、自社ポリシーを満たす施設だけを選択肢として提示できます。カフェなど情報漏洩リスクの高い場所での作業を、規定とシステムの両面から防ぎます。
同じエリア、同じ定員。
それでも会場費は3倍以上ひらく。
当社が実際に手配した、同一駅エリア・同規模の会議室の比較です。要件を満たしたまま最安レンジを選べるかどうかは、相見積もりを実行できるかどうかで決まります。
| 会場 | 駅徒歩 | 広さ | 定員 | 8時間の予約価格 | 1㎡単価 |
|---|---|---|---|---|---|
| A会場 | 5分 | 62.0㎡ | 33名 | ¥26,080 | ¥52.6 |
| B会場 | 5分 | 76.0㎡ | 45名 | ¥32,800 | ¥53.9 |
| C会場 | 7分 | 92.0㎡ | 66名 | ¥88,000 | ¥119.6 |
| D会場 | 2分 | 44.8㎡ | 39名 | ¥96,800 | ¥270.1 |
※ 当社の実手配データに基づく比較です。会場名は非公開としています。価格は税込・同一条件での8時間利用。
A会場とD会場の価格差
約3.7倍
定員33〜45名の同規模帯でも、¥26,080 と ¥96,800 の開きがあります。
1㎡あたり単価の開き
5倍以上
立地条件を揃えて面積あたりで比べると、差はさらに広がります。
導入企業の実績
約30%削減
既存の法人契約チェーンからの切り替えで、外部会場費を全体で約30%削減した事例があります。
比較したうえで選ぶ、が標準になる
相見積もりが「特別な手間」ではなく標準の手順になるため、慣習発注による高止まりが解消されます。同一会場・同一条件であっても、取引量を背景に価格交渉を行い、10%前後の割引を適用できたケースもあります。
比較の結果が、そのまま承認の根拠になる
提示された候補と価格差が申請画面にそのまま載るため、承認者は「なぜこの会場なのか」を判断できます。相見積もりの記録が、購買ガバナンスの証跡として自動的に残ります。
探す・通す・払うを、ひとつの流れに
実際の画面で、担当者が何をするのかをご紹介します。
-
01
探す／条件を伝える
エリア・日時・人数を入れて全国38,000箇所を横断検索します。条件が固まっていない場合は、そのままコンシェルジュに投げられます。
- 駅名・住所・施設名・現在地から検索。利用時間は15分単位で指定できます
- 「完全個室」は壁面と天井に隙間がなく扉を閉められる部屋と定義。機密性の基準が曖昧になりません
- WiFi・優良認定・スタッフ常駐・複合機・モニター・プロジェクター・電源タップ、そして「講演会実績あり」で絞り込み
- 日時が未定でも「コンシェルジュにおまかせする」から依頼できます
検索とコンシェルジュ依頼を同じ画面から選べます -
02
候補を比較して選ぶ
検索結果では、その場で押さえられる会場と、空き確認が必要な会場が一目で分かります。電話をかけ直す必要はありません。
- 「即予約OK！」の会場は、空き状況を確認してそのまま予約を確定できます
- 「空き確認が必要」の会場は、ボタンひとつで空き確認を依頼。Webに在庫を出していない会場がここに含まれます
- 依頼時に「他の施設も合わせて依頼する」を選べば、複数会場へ同時に空き確認。相見積もりが1回の操作で完了します
- 提案された候補からキャンセルポリシーを確認して選択。そのまま承認申請へ進みます
即予約と空き確認依頼が、同じ一覧の中で切り替わります -
03
承認する
承認は普段お使いの kintone・Microsoft 365・Teams 上で行うため、新しい画面を覚える必要はありません。加えて、規程を超える支出はシステム側で止まります。
- 会場費・飲食・備品を合算した総額と、比較した候補が申請画面に転記されます
- 利用上限金額を社員ごとに設定可能。残額を超える本予約はシステムが成立させず、管理者へ通知されます
- 利用者自身のダッシュボードにも、その月の利用状況と残額が表示されます
- 承認と同時に本予約が確定。仮予約の期限切れによる差し戻しが起きません
※ このステップの画面は、貴社がお使いの承認ワークフロー側（kintone／Microsoft 365／Teams）に表示されます。
-
04
手配確定・一括請求
確定後の予約は一覧で管理され、費用は法人一括請求に集約されます。個人立替も証憑回収も発生しません。
- 予約は「依頼中」「予約中」「過去の予約・キャンセル済」で管理。時間変更・施設変更・キャンセルも画面から依頼できます
- 予約内容をワンクリックでカレンダーに追加
- 複数名で利用する会議やイベントは、4桁PIN付きの共有リンクで参加者に施設情報を配布できます
- 月末締め・3営業日で請求書を発行。発行完了はメールで通知され、リンクからダウンロードできます
依頼中の案件と確定済みの予約を同じ画面で追えます
管理部門の作業は、管理画面に集約されます
誰が何を予約し、どの部署に費用を寄せ、どの請求書に載せるか。経理と総務の作業がまとめて片づきます。
予約一覧
誰がどの依頼・予約を行っているかを一覧で確認。期間・メンバー・部署・ステータスで絞り込め、複数案件を選択して摘要・備考を一括設定できます。
請求の付け替え
依頼中・予約済・利用済のいずれの履歴でも、部署とユーザーのどちらにも請求を付け替えられます。部門間の按分を後から正せます。
請求書の分割発行
初期設定は会社ごとに1通。部署の階層構造に沿って、「営業本部」宛・「マーケティング本部」宛のように分けて発行できます。月末締め・3営業日で発行。
利用上限の設定
社員ごとに月の利用上限金額を設定。残額を超える本予約は成立せず、管理者の承認なしには進みません。CSVでの一括登録にも対応します。
部署・メンバー管理
部署名と任意のコードを登録し、従業員を紐づけます。部署も従業員もCSV一括アップロードに対応しているため、導入時の初期登録が短時間で済みます。
摘要（コストコード）
摘要のマスタをCSVで登録し、すべての予約に紐づけてCSVでダウンロード。利用者が都度入力することも、管理者が一括で設定することもできます。
1名用の個室から、1,000名規模のイベント会場まで
北海道稚内から沖縄石垣まで、予約システムを持たない地方の会場を含めて手配実績があります。
| 区分 | 対応内容 | 規模 |
|---|---|---|
| ワークスペース・個室ブース | 移動合間の作業、Web商談、集中作業、1on1。ネット環境・防音環境を事前確認 | 1名〜 |
| 貸会議室 | 社内会議・研修・部門会議・採用面接。大手チェーン系から地方の独立系まで横断 | 10〜100名 |
| イベント会場・ホテル宴会場 | カンファレンス、表彰式、講演会、学会、株主総会。結婚式場・パーティー会場・大型展示場も対応 | 100〜1,000名 |
| 付帯手配 | 弁当・ケータリング、配信機材、備品、レイアウト調整、Web配信ハイブリッド対応、有線LANの事前確認、予約事務処理、イベント実施管理 | — |
| 周辺サービス | 資材・IT機器の保管と配送（RFIDによるデジタル管理）、提携施設プリンターの利用可否確認 | — |
| 接続できる承認基盤 | kintone（プロセス管理）、Microsoft 365（SharePoint／Power Automate）、Microsoft Teams | — |
| 請求・管理 | 法人一括請求、部門別・支社別請求、コストコード単位の明細出力、利用履歴の引き継ぎ | — |
「いつもの」で依頼できる
過去の利用会場・要件・メモが蓄積されるため、設備や機材の設定内容も「いつもと同じで」の一言で手配が完了します。
担当者が変わっても履歴が残る
管理画面から過去の利用履歴が一覧化されるため、異動や引き継ぎが発生しても、これまでの手配条件がそのまま活きます。
代理申込にも対応
事務担当者が、主催者や出席者に代わって手配・申請を行えます。上限単価の設定により、規程外の予約はシステム側で未然に防止します。
部門を問わず、会場が必要になるすべての場面で
営業部門
外部セミナー、方針説明会、決起集会、商談、エリア講演会
人事部門
採用面接、入社式、各種試験、新入社員研修、チームビルディング研修
総務・経営企画
株主総会、各種委員会、社内説明会、社員総会
研究・学術部門
学会、研究会、シンポジウム、Web講演会（ハイブリッド配信）
現場・外勤
移動合間の作業、Web商談、1on1、機材の事前チェック・試運転
機密性の高い面談
組織再編の協議、個別面談。窓・ガラス面・欄間の状況まで確認した完全個室を手配
製薬・医療機器業界で、
特に多くご利用いただいています。
MRの人員最適化と働き方改革が進むなか、高単価人材のノンコア業務をアウトソースしてコストを下げる流れが業界全体で加速しています。加えて、オフィス・営業所の削減により「働く場所」と「集まる場所」を都度確保する必要が生まれました。1Approval for MICE は、この3つの領域を一括で引き受けます。
オフィス・営業所の削減
拠点を持たない体制への移行が、外資系・内資大手を中心に進んでいます（※当社調べ）。
- 従来
- MRが各自でその都度手配
- 手配対象
- テレブース・個室ブース・小規模会議室
- 重視される要件
- 安定したネット環境、防音環境、情報漏洩リスクのない個室
車内・カフェでの作業から脱却し、拠点なき後の「顔を合わせる場」を再構築します。
地方・小規模セミナーの増大
大型開催を減らす代わりに、各支店主導の小規模ハイブリッドセミナー（低コスト多頻度型）へ予算を組み替える動きが進んでいます。
- 従来
- MRが各自でその都度手配
- 手配対象
- 中規模会議室・ホテル会議室
- 付帯手配
- ドクター講演の配信機材、弁当、有線LAN、レイアウト、備品を一括
防音性・通信品質・画面共有環境を事前確認済みの施設を優先提案。「いつもと同じで」で依頼が完了します。
手数料コストの削減と代理店依存の低下
旅行代理店への一括委託から、直接手配へ切り替える動きが広がっています。
- 従来
- 旅行代理店に一括委託
- 手配対象
- 大型展示会場・ホテル宴会場
- 付帯手配
- 協賛控え室、タクシーチケット、宿泊、団体バス、機材、弁当
代理店を介さない直接手配により、手数料を含めたコスト構造を適正化します。
業界固有の要件にも対応します
透明性ガイドライン対応
講演会費と会議費を分離して計上。自社で予約済みの案件についても、会場への決済代行と請求の取りまとめに対応します。
コストコード管理
部署別・支社別請求に加え、社内の管理コードを付与した明細を出力できます。
医療機器の事前チェック
搬入導線・駐車場・防音条件を事前確認した会場を提案。病院への搬入前の試運転・動作確認にご利用いただいています。
紙資材・IT機器の保管と配送
訪問用の紙資材から講演会用のカメラ・照明まで、RFIDによるデジタル管理で保管し、必要な時に必要な場所へ配送します。
MR一人ひとりが会場を探し、電話をかけ、立て替え、精算する。
その時間は本来、医師との対話に使われるべきものです。
導入企業での変化
講演会の会場手配を手離れさせる
導入前
月7〜10回の講演会会場の手配（会場検索・各種調整）を社内の人員でまかなっており非効率だった。毎回同じ要件を会場ごとに伝え直す必要があった。
導入後
各講演者にカスタマイズした施設がデータベースから提案され、社内人員が費やしていた業務を削減。設備や機材の設定は「いつもと同じで」で手配が完了するようになった。
外部会場コストを約30%削減
導入前
法人契約している会議室チェーンがあったが、場所によっては法人割引を含めても割高だった。担当者が発注に慣れているため当該チェーンに発注する慣習になり、より条件の良い会場を探さなくなっていた。
導入後
要件を踏まえたうえでコスト削減可能な会場が提案され、全体で約30%のコスト削減を実現した。
オフィス縮小後の「集まる場所」を再構築
導入前
本社オフィスの会議室稼働率が低く削減を検討していたが、リアルコミュニケーションの機会が減ることによる従業員満足度の低下が懸念だった。
導入後
メンバーが集まりやすい場所で部署会議をフレキシブルに開催する体制へ再編成。複数施設の見積もりが速く出るため比較検討が簡単になり、前日手配でも翌朝から利用できるようになった。
移動合間の作業環境とセキュリティ
導入前
車内での作業や駐車中の商談に対して通報が入るリスクがあった。オンライン会議を車内で行っていることが相手に伝わってしまい、集中もできなかった。
導入後
社内ポリシーを満たす個室だけが提示されるため、安心して作業と商談に集中できるようになった。印刷なども含めてフレキシブルに対応できている。
会場手配を、新しく覚えさせない。
1Approval は、すでに社内にある基盤の上で動きます。申請者も承認者も、普段使っている画面から出ずに会場の手配と承認を完結できます。
kintone および RICOH kintone plus 上で申請・承認を行うと同時に、会議室・イベント会場の手配が確定します。
SharePoint / Power Automate の既存ワークフロー上で手配まで完結。追加のSaaS契約・ID管理は不要です。
Microsoft Teams のチャット画面に承認通知を即時配信。ワンクリックで承認から手配確定まで完結します。
Gmail / Google Chat に承認依頼を配信し、その場で承認。Googleアカウントのまま利用でき、利用履歴はスプレッドシートにも連携できます。
工数削減・人件費ROIシミュレーター
貴社の月間会場手配件数を選択してください。削減可能な年間労働時間とコスト効果を算出します。
年間で削減できる労働時間
660 時間
（月間 約55時間の業務削減）
年間人件費コスト削減効果
1,980,000 円
（会場費そのものの削減効果は別途）
※ 1件あたりの間接工数（現状 約420分 → 導入後 約90分、約330分・約80%削減）に基づく計算例です。担当者・承認者・経理の合計工数を対象としています。
※ 上記は工数のみの試算です。現在、候補を3件以上比較したうえで会場を決めていない場合、会場費そのものの削減余地（最大30%）がこれに加わります。
規模と要件に合わせたプラン体系
会場手配に月額固定費はかかりません。ご利用規模と手配内容に応じて個別にお見積りいたします。
会場手配 利用料
MICE 手配システム
全国38,000箇所の横断検索、コンシェルジュによる空き確認・仮予約・期限管理の代行、付帯手配、法人一括請求。
月額固定費
なし
ご利用料金
手配額に応じた従量制
※ ご利用規模と手配内容により異なるため、個別にお見積りいたします。
Standard (kintone / M365)
Standard プラグイン
kintone / M365 等の標準ワークフローに即時導入。手配データを申請画面へ自動マッピングします。
月額費用
¥98,000 (税抜) / 月・社
初期設置・設定オプション
¥50,000 (税抜)
※ 1年契約。納品月は初月無料。最短1週間〜導入可能です。
ENTERPRISE / FDE
FDE（現場配備型開発）プラン
基幹ERP（SAP / Oracle 等）や自社独自ワークフローとの連携、専用承認ロジックを個別アサインのエンジニアが構築します。
※ 開発費用・システム月額は要件・開発規模に応じて個別お見積りとなります。
よくあるご質問
Q. Webに空き状況が出ていない会議室も手配できますか？
Q. 仮予約の期限管理も任せられますか？
Q. 相見積もりは何件まで取ってもらえますか？
Q. 検索型の予約サイトと何が違いますか？
Q. 会場探しだけの依頼もできますか？
Q. 既存のワークフローシステムを入れ替える必要はありますか？
Q. 講演会費と会議費を分けて計上できますか？
Q. 機密性の高い会議にも使えますか？
Q. 少人数の会議室利用でも使えますか？
Q. 料金体系を教えてください。
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