Microsoft 365 2026年9月29日

ワークフローシステムとは？できることと限界

ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの流れを電子化して、誰の手元で止まっているかを見えるようにする仕組みです。紙やExcelとの違い、できること5つを整理したうえで、導入しても解決しないこと（承認が速くなるとは限らない、申請書は減らない、承認後の発注は範囲外）まで踏み込み、導入を判断するラインを示します。

ワークフローシステムとは、稟議書や各種申請書を紙やメールでやりとりする代わりに、申請から承認・決裁までの流れをシステム上で回す仕組みです。

簡単に言えば、「この申請、いま誰のところで止まっているのか」が一目で分かる状態を作るためのものです。

本記事では、何ができるのかを整理したうえで、導入しても解決しない部分まで踏み込みます。導入を検討する段階で期待値を合わせておくと、入れたあとの落差が小さくなります。

この記事の要点

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁の流れを電子化する仕組み。最大の変化は「どこで止まっているか」が見えることです。
紙・Excel・メールとの違いは、承認ルートが申請者の記憶ではなくシステム側に定義されている点にあります。
できることは5つ。申請の受付、承認ルートの自動制御、差し戻しと再申請、進捗の可視化、証跡の保存。
ただし承認が速くなるとは限りません。遅延の原因が承認者の判断基準にある場合、システムを入れても待ち時間は変わりません。
申請書の種類も減りません。電子化は種類を整理する作業とは別で、むしろ作りやすくなる分だけ増える傾向があります。
そして承認が降りたあとの発注・支払い・精算は範囲外です。ここが導入後に残りやすい部分になります。
導入の判断ラインは「申請書10種」「金額や部門による分岐の発生」「監査での横断検索の要求」のうち2つが当てはまったときです。

紙・Excel・メールと何が違うのか

比べると、変わる部分がはっきりします。

	紙・Excel・メール	ワークフローシステム
承認ルート	申請者が誰に回すか覚えている	システムに定義されていて自動で回る
現在地	本人に聞かないと分からない	一覧で見える
差し戻し	メールで返す。履歴が散る	理由とともに記録が残る
過去の検索	ファイルサーバやメールを探す	条件を指定して検索できる
決裁の証跡	押印済みの紙を保管する	誰がいつ承認したかが自動で残る
不在時	止まる。気づくのは催促のとき	代理承認やエスカレーションを設定できる

最も効くのは2行目です。「どこで止まっているか」が分からない状態が、遅延の体感を作っています。実際の待ち時間より、いつ返ってくるか分からないことのほうが業務を止めます。

できること

1. 申請の受付

申請書のフォームをシステム上に作り、必須項目や入力形式を決めます。金額欄に文字が入る、添付を忘れる、といった不備が入口で止まるため、差し戻しの一部はここで減ります。

2. 承認ルートの自動制御

誰から誰へ回すかを事前に定義しておきます。金額が一定額を超えたら部長を追加する、部門によって経路を変える、といった制御も設定で表現できます。

ルートの型には直線型・条件分岐型・並列型などがあり、どれを使うかで運用の重さが変わります。詳しくはワークフローの種類｜承認ルートと提供形態で整理しています。

3. 差し戻しと再申請

承認者が理由を付けて差し戻し、申請者が修正して再提出する流れが記録として残ります。誰が何を指摘したかが追えるので、同じ指摘の繰り返しに気づけます。

4. 進捗の可視化

申請者は自分の申請がどの段階にあるかを見られます。承認者は自分の手元に何件溜まっているかを見られます。管理部門は全体の滞留を見られます。

5. 証跡の保存

誰がいつ何を承認したかが自動で残ります。監査や、あとから経緯を問われたときに参照できる形で保管されます。

「ワークフロー」と「ワークフローシステム」の違い

言葉として区別しておくと、社内の議論がずれにくくなります。

ワークフローは、業務が流れる順序そのものです。「誰が申請して、誰が承認して、誰が決裁するか」という手順を指します。システムが無くても存在します。

ワークフローシステムは、その手順を電子化して回すための製品です。

「ワークフローを整備しよう」という話が出たとき、手順そのものを見直す話なのか、システムを入れる話なのかで、やることが全く変わります。先に確認してください。

導入しても解決しないこと

ここが期待値のずれやすい部分です。

承認が速くなるとは限らない

遅延の原因が承認者の手元の件数にあるなら、可視化と督促で改善します。しかし原因が判断基準の曖昧さにある場合、システムを入れても待ち時間は変わりません。

「この金額は妥当か」「この取引先で問題ないか」を承認者が判断できずに止まっているなら、必要なのは基準の明文化です。システムは判断を代わりにしてくれません。

原因の切り分けは承認遅延の原因と対策で整理しています。

申請書の種類は減らない

電子化と、申請書の整理は別の作業です。むしろシステム上では新しい申請書を作りやすくなるため、放置すると種類は増えます。

導入時に既存の申請書を棚卸しし、使われていないものを落とす作業を入れてください。この作業を飛ばすと、紙のときの非効率がそのまま電子化されます。

紙が完全になくなるわけではない

社内の決裁は電子化できますが、社外に出す契約書や、押印を求められる提出書類は残ります。電子契約を別に導入すれば減らせますが、ワークフローシステム単体で全部が消えるわけではありません。

内部統制が自動で強くなるわけではない

証跡は残るようになりますが、承認ルートの設計が甘ければ統制としては機能しません。申請者が承認者を自由に選べる設定にしていれば、記録は残っても牽制は効きません。

職務分掌をルート設計に反映させて初めて統制になります。

承認が降りたあとは範囲外

ここが最も見落とされます。ワークフローシステムが扱うのは決裁が降りるところまでです。

購買稟議が承認されたあと、実際に誰かが購買サイトを開いて発注する。出張申請が承認されたあと、誰かが航空券を予約する。この工程はワークフローシステムの外にあります。

そのため「承認は3日で降りたのに、発注は1週間後だった」という状態が起こります。導入前に、承認の後ろに何の工程が続くのかを洗い出しておいてください。

いつ必要になるか

次の3つのうち2つが当てはまったら、導入を検討する時期です。

申請書の種類が10を超えた — 紙やExcelでの管理が追いつかなくなる境目です
金額や部門による承認ルートの分岐が必要になった — 全員同じルートで回せなくなった時点で、人が覚えて運用する形は崩れます
監査で過去の申請を横断して検索するよう求められた — ファイルサーバを探す運用では対応できません

1つだけなら、いま使っているグループウェアやkintone、Microsoft 365の標準機能で吸収できることが多くあります。まずそちらを試してから製品の検討に進むほうが、無駄な出費になりません。

種類と費用

提供形態は、クラウド型・パッケージ型（オンプレミス型）・既存システムの内蔵機能・内製の4つに分かれます。現在はクラウド型が既定で、オンプレミス型が残るのは条件が限られます。

費用はクラウド型で1ユーザーあたり月額250〜800円程度、100名規模なら年間40〜60万円が目安です。ただし総額を決めるのは単価ではなく課金単位（全社員を数えるのか、承認者だけを数えるのか）です。

よくある質問（FAQ）

簡単に言うと、何をするものですか？

申請書を紙で回す代わりに、システム上で回すものです。効果を一言でいえば「この申請がいま誰のところで止まっているか分かる」ことです。承認の速さそのものより、見えるようになることのほうが先に効きます。

稟議システム、電子決裁システムとは違うものですか？

ほぼ同じものを指します。稟議に特化した文脈では稟議システム、公的機関や大企業の決裁を指す文脈では電子決裁システムと呼ばれることが多い、という程度の違いです。製品としては同じカテゴリで比較されます。

小さい会社でも必要ですか？

申請書が数種類で承認者が固定なら、まだ必要ありません。メールとファイルで回せます。必要になるのは、承認者が複数の経路に分かれ、誰の手元にあるか分からなくなってからです。人数より、申請書の種類と経路の複雑さで判断してください。

既存のkintoneやMicrosoft 365で足りませんか？

足りることが多いです。kintoneのプロセス管理も、Microsoft 365のPower Automateと承認アプリも、基本的な申請承認は組めます。足りなくなるのは、承認ルートを情シス以外の担当者が設定画面から変える必要が出たときです。

導入までどれくらいかかりますか？

申請書5種類程度なら1か月、30種類なら3〜6か月が目安です。時間がかかるのはシステムの設定ではなく、既存の申請書を1つずつ見直して整理する作業のほうです。

経費精算システムとは何が違いますか？

経費精算システムは、証憑の読み取りから規程との照合、会計仕訳への変換までを経費に絞って扱います。ワークフローシステムは稟議・購買・人事など全社の申請を横断して扱いますが、経費特有の処理は持ちません。経費だけなら専用製品のほうが手間がかかりません。

1Approvalでの実現方法

1Approvalは、ワークフローシステムそのものではありません。いま使っている承認ワークフロー（kintone、Microsoft 365、Teams、Google Workspace）の上で、承認が降りたあとの発注や手配まで完了させる仕組みです。

この記事で「解決しないこと」として挙げた最後の1つ、承認の先を埋める位置にあります。

承認と発注の間が消える — 承認後に誰かが購買サイトを開いて注文し直す工程がなくなります
申請の入口が1つになる — 何をどこで買うかに関わらず同じ場所から申請できます
費用が法人一括請求にまとまる — 立替精算と証憑の回収が発生しません
既存の承認基盤をそのまま使う — ワークフロー製品を置き換えないため、全社員分のライセンスを二重に持つ必要がありません

これから承認ワークフローを導入する段階であれば、承認の先まで含めて範囲を描いておくと、あとから別製品を足す形になりにくくなります。

まとめ

ワークフローシステムとは、申請から承認・決裁までの流れを電子化する仕組みです。最大の変化は速さではなく、どこで止まっているかが見えることにあります。

できることは5つ。申請の受付、承認ルートの自動制御、差し戻しと再申請、進捗の可視化、証跡の保存です。

一方で、導入しても解決しないことが5つあります。判断基準が曖昧なら承認は速くなりません。申請書の種類は減らず、放置すれば増えます。社外に出す押印書類は残ります。ルート設計が甘ければ統制としては機能しません。そして承認が降りたあとの発注・支払い・精算は範囲外です。

導入の判断ラインは、申請書10種・ルートの分岐・監査での横断検索のうち2つが当てはまったときです。1つだけなら、いま使っているグループウェアやkintone、Microsoft 365の標準機能で足りることが多くあります。

まずは自社の申請書が何種類あるかを数えてください。10を超えていなければ、製品の比較を始めるのはまだ早い段階です。

主な参照先

監修

伏見匡矩

株式会社エイチ代表取締役社長

株式会社エイチ代表取締役社長。出張手配・会場手配の実務を起点に、申請・承認から購買実行までを一体で扱う1Approvalを立ち上げ、事業責任者としてプロダクト設計に携わる。承認されたあとの購買・手配をどう自動化するかという観点から、Microsoft 365を基盤とした申請・承認の設計を扱っている。

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